As reuniões de condomínio são momentos importantes para compartilhar informações, prestar contas, apresentar e discutir soluções para problemas e tomar decisões. Organizar os encontros é função do síndico, mas nem sempre é fácil atrair o interesse dos condôminos, encontrar horários em que a maioria esteja disponível e conseguir um quórum representativo. Por isso, é essencial buscar estratégias para aumentar a participação dos moradores.
Fazer as reuniões à distância por meio da internet é uma boa saída. Há diversas ferramentas online para promover os debates e garantir a conformidade legal. Isso pode colaborar para aumentar a presença, uma vez que dá mais flexibilidade para os moradores participarem de qualquer lugar. Essa prática é uma tendência nos condomínios, e ganhou ainda mais relevância após a pandemia de COVID-19, uma vez que a recomendação é evitar aglomerações para evitar contágio.
Neste post, destacamos como fazer reuniões de condomínio à distância e quais cuidados tomar para garantir a eficiência e validade das decisões.
Formatos de assembleia digital para condomínios
O primeiro ponto é atentar para a diferenciação básica entre uma reunião simples e uma assembleia. As reuniões de condomínio podem ser informais, apenas para debater alguma questão de interesse comum e encaminhar ações, mas nenhuma decisão tomada tem validade jurídica. Já as assembleias, ordinárias ou extraordinárias, são encontros deliberativos que devem obedecer ao regimento ou convenção do condomínio, a fim de que as decisões sejam válidas juridicamente. Mais adiante veremos os cuidados que se deve ter ao preparar uma assembleia online, mas antes é preciso analisar os formatos e as ferramentas disponíveis.
Existem diversas formas de fazer assembleias de condomínio à distância:
- Online ao vivo: a discussão e deliberação ocorre ao vivo por meio de vídeo conferência;
- Digital aberta: as pessoas têm um prazo para acessar um site ou aplicativo onde podem discutir e votar;
- Híbrida ao vivo: assembleia online ao vivo que ocorre simultaneamente à assembleia presencial;
- Híbrida aberta: o debate e a votação são feitos de forma digital aberta e geram-se procurações que são levadas para uma assembleia presencial.
Qual ferramenta utilizar?
Escolher boas ferramentas para realizar a reunião de condomínio à distância é importante para evitar falhas de comunicação e garantir que todos possam participar, tenham o espaço para expor suas ideias e também votem. No caso das assembleias online ao vivo, há diversas ferramentas de videoconferência disponíveis para realizar reuniões virtuais gratuitamente, como o Google Meet, o Zoom e o Skype. Há ferramentas inclusive com um recurso em que a pessoa que tem interesse em falar pode “levantar a mão” (raise hand). Ao clicar nessa opção, um ícone em formato de “mão” aparece junto da pessoa que se manifestou. É uma ótima função para ser utilizada na hora de apresentar um voto, por exemplo, além de evitar que os participantes se interrompam o tempo todo.
Cuidados ao promover reuniões de condomínio à distância
Independentemente da forma escolhida, é preciso seguir a mesma rotina das assembleias presenciais, seguindo as regras do regimento interno ou convenção do condomínio. Alguns cuidados são:
- Convocação: deve ser feita com antecedência, como de praxe, e enviada tanto pelo meio físico quanto pelo meio virtual. Destaque a forma como será realizada e dê instruções para que os moradores possam acessar as plataformas e participar;
- Pauta: liste com clareza quais assuntos serão tratados durante a reunião do condomínio. Uma vez que ainda não há uma legislação própria para as assembleias online, não é recomendado abordar assuntos mais sérios, como a escolha de um novo síndico ou mudanças no orçamento;
- Assinatura de presença: a identidade e participação pode ser registrada por acesso de login e senha, quando é realizada em plataformas específicas, ou a presidência da mesa pode identificar e registrar. É possível encontrar na internet ferramentas que possibilitam colher a assinatura online de documentos;
- Protocolos: pode-se seguir o de costume, mas é importante atentar para as especificidades da plataforma digital utilizada. Deixe claro, por exemplo, quando será a hora de cada um expor a opinião, pedindo para que os microfones fiquem no mudo enquanto a pessoa não estiver falando;
- Registro: é prudente gravar as reuniões online para referência futura, caso seja necessário fazer alguma verificação. Além disso, a ata deve ser feita da mesma forma de sempre e disponibilizada em seguida.
Formas de garantir a qualidade das reuniões online
Para que tudo transcorra da melhor forma, o ideal é contar com uma boa estrutura para evitar interferências, falhas de comunicação, quedas de conexão e outros incômodos possíveis de ocorrer em uma reunião online. Há alguns detalhes técnicos que podem fazer toda a diferença. Aí vão algumas dicas:
Equipamentos
Contar com bons equipamentos é crucial para garantir a qualidade de transmissão da reunião de condomínio. A atenção maior deve estar na captação de áudio e de vídeo. Há no mercado equipamentos desenvolvidos especificamente para essa finalidade, que garantem imagem de alta resolução e áudio de qualidade.
Conexão de internet
A conexão com a internet também precisa ser observada. Como a assembleia conta com a presença de muitas pessoas, a transmissão de dados é grande e a pessoa que irá conduzir a reunião precisa garantir uma conexão com sinal estável, que não vá travar ou cair no meio da discussão. Por isso, o ideal é ter uma boa internet e um bom roteador.
Aplicativo do condomínio
Os condomínios mais modernos, já utilizam aplicativos para fazer a gestão de segurança e administrativa. Por meio deles é possível não só acompanhar câmeras de segurança, controlar o acesso e gerir a reserva de espaços de lazer, mas também ter um canal de comunicação direto com os moradores. É uma excelente ferramenta para organizar as assembleias, enviar as convocações, dar informações relevantes sobre a pauta e também disponibilizar as atas.
Assim, as reuniões de condomínio podem ser muito mais ágeis e contar com a participação do moradores, mesmo à distância. Se você quiser saber mais sobre tecnologias para condomínios, entre em contato conosco!
Fonte: Intelbras Blog.
